Сроки хранения документов по охране труда: актуальный справочник

Перечень типовых документов с указанием сроков хранения (Перечень №140) — основа для организации архивного хранения в любой организации. Глава 26 «Охрана труда» содержит десятки позиций — от журналов инструктажей до актов о несчастных случаях. С 27 октября 2022 года в перечень внесены изменения (постановление Минюста №115). В материале — актуальные сроки хранения для всех документов по охране труда.

1. Общие положения

• Основной документ: Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утв. постановлением Минюста №140 от 24.05.2012).
• Изменения: постановление Минюста №115 от 30.08.2022 (вступило в силу 27.10.2022).
• Структура перечня: Глава 26 «Охрана труда» (пункты 517–599).
• Кто обязан соблюдать: все организации и индивидуальные предприниматели.

2. Ключевые изменения с 27 октября 2022 года

Постановление №115 скорректировало сроки хранения ряда документов. Основные изменения (выделены жирным в оригинале):

• Протоколы проверки знаний (п.518) — срок хранения 3 года (было 5 лет).
• Инструкции по охране труда (п.520) — 1 год после замены новыми.
• Документы контроля за соблюдением требований (п.523) — 5 лет (ранее — до замены).
• Наряды-допуски (п.560) — 1 год.
• Журналы учета выдачи нарядов-допусков (п.562) — 3 года после окончания ведения.
• Акты освидетельствования на опьянение (п.568) — 5 лет.
• Документы о СУОТ (п.569) — 5 лет после замены новыми.
• Документы аттестации рабочих мест (п.570) — 55 лет.
• Журналы контроля (п.595), предсменных медосмотров (п.596), освидетельствования (п.597), учета выдачи инструкций (п.598), проверки СИЗ (п.599) — 3 года после окончания ведения.

3. Сроки хранения по группам документов

3.1. Документы с постоянным сроком хранения (бессрочно)

Эти документы хранятся постоянно (в месте составления и утверждения):

• Списки тяжелых работ для женщин (п.526.1).
• Списки работ для сокращённой рабочей недели (п.527.1).
• Списки работ для несовершеннолетних (п.528.1).
• Перечни легких работ для 14–16 лет (п.529.1).
• Перечни производств для лечебно-профилактического питания (п.541.1).
• Рационы лечебно-профилактического питания (п.542.1).
• Правила выдачи молока (п.543.1).
• Перечни вредных веществ для молока (п.544.1).
• Перечни профессий для пенсии (п.549.1).
• Перечни СИЗ (п.550.1).
• Типовые нормы выдачи СИЗ (п.551.1).
• Перечни профессиональных заболеваний (п.553.1).
• Типовые перечни работ с повышенной опасностью (п.558.1).
• Типовые перечни должностей для проверки знаний (п.573.1).
• Типовые перечни вопросов вводного инструктажа (п.577.1).
• Перечни работ (профессий) для предсменных медосмотров (п.566.1).

3.2. Документы с длительным сроком хранения (45–55 лет)

• 55 лет:
  • Списки, табели, ведомости и наряды работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (п.530).
  • Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью работника (п.531).
  • Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (п.570) — 55 лет.
  • Документы об экспертизе условий труда (п.571) — 55 лет.
• 45 лет:
  • Документы об авариях, несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях (по месту происшествия) (п.532.1).
  • Журналы регистрации несчастных случаев (п.590) — 45 лет после окончания ведения.
  • Журналы регистрации профессиональных заболеваний (п.591) — 45 лет после окончания ведения.

3.3. Документы со сроком 10 лет

• Документы о вредных и (или) опасных условиях труда, производственном травматизме, профессиональных заболеваниях (протоколы, докладные записки, справки, заключения, анализы) (п.537).
• Документы об отказе работника от выполнения порученной работы в случае опасности или непредоставления СИЗ (п.539).
• Документы о санитарном состоянии организаций (акты, доклады, справки) (п.546).

3.4. Документы со сроком 5 лет

• Протоколы заседаний комиссии по охране труда (п.517).
• Документы о состоянии условий труда и мерах по их улучшению (акты, докладные записки, информации, справки) (п.519).
• Планы мероприятий по охране труда (п.521).
• Документы о проверках выполнения планов мероприятий (акты, справки) (п.522).
• Документы об осуществлении контроля за соблюдением работниками требований по охране труда (докладные записки, объяснительные, акты, переписка) (п.523).
• Документы об условиях и применении труда женщин и лиц моложе 18 лет (отчеты, справки, акты, переписка) (п.525).
• Документы об авариях и несчастных случаях (в других организациях) (п.532.2).
• Переписка об авариях и несчастных случаях на производстве (п.533).
• Переписка о производственном травматизме и профессиональных заболеваниях (п.538).
• Документы о предоставлении компенсаций за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (акты, справки, переписка) (п.540).
• Документы о согласовании условий труда в проектной документации (заключения, переписка) (п.547).
• Документы о проведении обязательных медицинских осмотров (списки, графики, акты, переписка) (п.567).
• Акты проведения освидетельствования на предмет нахождения в состоянии опьянения работников (п.568).
• Документы о разработке, внедрении и поддержании функционирования СУОТ (положения, инструкции, перечни) (п.569) — 5 лет после замены новыми.
• Документы об организации и проведении обучения по охране труда (учебные планы, программы, списки, переписка) (п.572).

3.5. Документы со сроком 3 года

• Протоколы проверки знаний по вопросам охраны труда (п.518).
• Переписка по вопросам условий и охраны труда (п.524).
• Документы о разъяснении правил расследования и учета несчастных случаев (информации, справки, переписка) (п.534).
• Акты опытной эксплуатации средств индивидуальной защиты (п.557).
• Журналы учета выдачи нарядов-допусков (п.562) — после окончания ведения.
• Переписка о проведении лечебно-профилактических и санитарно-гигиенических мероприятий по охране труда (п.563).
• Документы о проведении смотров-конкурсов на лучшую организацию работы по охране труда (условия, программы, протоколы, рекомендации, переписка) (п.580).
• Документы об организации и работе кабинета охраны труда (планы, отчеты, информации) (п.581).
• Журналы измерений освещенности, производственного шума, вибрации (п.587) — после окончания ведения.
• Журналы измерений интенсивности теплового, ультрафиолетового излучений (п.588) — после окончания ведения.
• Журналы регистрации огневых работ (п.589).
• Журналы регистрации инструктажа по охране труда (п.592) — после окончания ведения.
• Журналы регистрации вводного инструктажа (п.593) — после окончания ведения.
• Журналы регистрации целевого инструктажа (п.594) — после окончания ведения.
• Журналы контроля за соблюдением требований по охране труда (п.595) — после окончания ведения.
• Журналы предсменного медицинского осмотра работников (п.596) — после окончания ведения.
• Журналы освидетельствования работников на предмет нахождения в состоянии опьянения (п.597) — после окончания ведения.
• Журналы учета выдачи инструкций по охране труда (п.598) — после окончания ведения.
• Журналы регистрации проверки качества средств индивидуальной защиты (п.599) — после окончания ведения.

3.6. Документы со сроком 1 год

• Инструкции по охране труда для профессий рабочих и (или) отдельных видов работ (услуг) (п.520) — 1 год после замены новыми.
• Сообщения о несчастных случаях на производстве (п.535).
• Извещения об острых профессиональных заболеваниях (экстренные) и хронических профессиональных заболеваниях (п.536).
• Наряды-допуски на выполнение работ с повышенной опасностью и документы к ним (п.560).
• Заявки на лечебно-профилактическое питание и СИЗ (п.554).
• Списки (ведомости) на выдачу лечебно-профилактического питания и СИЗ (п.555).
• Личные карточки учета СИЗ (п.556) — 1 год после увольнения работника.
• Переписка о состоянии вентиляционного хозяйства на производстве (п.585).

3.7. Документы «до замены новыми»

Эти документы хранятся до момента утверждения новых (заменяющих) документов:

• Списки тяжелых работ для женщин в других организациях (п.526.2).
• Списки работ для сокращённой рабочей недели (п.527.2).
• Списки работ для несовершеннолетних (п.528.2).
• Перечни легких работ (п.529.2).
• Перечни производств для лечебно-профилактического питания (п.541.2).
• Рационы лечебно-профилактического питания (п.542.2).
• Правила выдачи молока (п.543.2).
• Перечни вредных веществ для молока (п.544.2).
• Перечни профессий для обеспечения молоком (п.545).
• Перечни профессий для смывающих средств (п.548).
• Перечни профессий для пенсии (п.549.2).
• Перечни СИЗ (п.550.2).
• Типовые нормы выдачи СИЗ (п.551.2).
• Нормы бесплатного обеспечения СИЗ (п.552).
• Перечни профессиональных заболеваний (п.553.2).
• Типовые перечни работ с повышенной опасностью (п.558.2).
• Перечни работ с повышенной опасностью по наряду-допуску (п.559).
• Перечни уполномоченных должностных лиц нанимателя, имеющих право выдачи наряда-допуска (п.561).
• Списки профессий (должностей) работников, подлежащих обязательным периодическим медосмотрам (п.564).
• Списки работников, подлежащих обязательным периодическим медосмотрам (п.565).
• Перечни работ (профессий) для предсменных медосмотров (п.566.2).
• Типовые перечни должностей для проверки знаний (п.573.2).
• Перечни должностей для проверки знаний (п.574).
• Перечни должностей, освобождаемых от инструктажа (п.575).
• Перечни вопросов (билеты) для проверки знаний (п.576).
• Типовые перечни вопросов вводного инструктажа (п.577.2).
• Перечни должностей (профессий), которые должны проходить стажировку (п.579).
• Удостоверения по охране труда (п.582) — до замены новыми.

4. Практические рекомендации по организации хранения

• Назначьте ответственного за ведение и хранение документов по охране труда (обычно специалист по охране труда или делопроизводитель).
• Разделите документы по группам (журналы, акты, протоколы, приказы, перечни, инструкции) и срокам хранения.
• Ведите журналы учёта (выдачи инструкций, нарядов-допусков, СИЗ) с указанием дат начала и окончания.
• Обеспечьте сохранность документов с длительными сроками (45–55 лет) — используйте папки-регистраторы, защиту от влаги и огня.
• При ликвидации организации документы постоянного хранения и с длительными сроками передаются в архив или правопреемнику.
• Электронное хранение допускается при условии защиты от несанкционированного доступа и возможности идентификации работников.

Заключение

Соблюдение сроков хранения документов по охране труда — обязательное требование законодательства. Правильно организованное хранение позволяет:

• подтвердить факт проведения инструктажей, обучения, медосмотров;
• обосновать назначение пенсий и компенсаций;
• провести расследование несчастных случаев;
• пройти проверки контролирующих органов.

Используйте данный справочник как основу для организации документооборота в вашей организации.