Сроки хранения документов по пожарной безопасности: актуальный справочник

Перечень типовых документов с указанием сроков хранения (Перечень №140) — основа для организации архивного хранения в любой организации. Глава 47 «Пожарная безопасность и охрана организаций» содержит сроки хранения для всех документов по пожарной безопасности: инструкций, журналов, нарядов-допусков, планов эвакуации и др. В материале — актуальные сроки для каждой категории документов.

1. Общие положения

• Основной документ: Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утв. постановлением Минюста №140 от 24.05.2012).
• Раздел: Глава 47 «Пожарная безопасность и охрана организаций» (пункты 1143–1165).
• Кто обязан соблюдать: все организации и индивидуальные предприниматели.

2. Сроки хранения по группам документов

2.1. Документы с постоянным сроком хранения

• Программы пожарно-технического минимума (п.1160.1) — по месту разработки и утверждения хранятся постоянно.
• Годовые отчеты о пожарах (п.1151.1) — в государственных органах и организациях — постоянно; в иных организациях — 10–30 лет (в зависимости от формы собственности).

2.2. Документы со сроком 5 лет

• Документы об организации охраны и противопожарном состоянии зданий (планы, отчеты, докладные записки, справки, акты, переписка) (п.1143) — 5 лет.
• Квартальные отчеты о пожарах (п.1151.2) — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно).
• Документы о проведении противопожарных тренировок работников (планы, графики, программы) (п.1152) — 5 лет.
• Документы о создании и деятельности внештатных и добровольных пожарных формирований (планы, отчеты, переписка) (п.1153) — 5 лет.
• Переписка о приобретении пожарной техники, оборудования, инвентаря, огнетушителей, огнетушащих веществ и других средств противопожарной защиты (п.1154) — 5 лет.
• Журналы учета противопожарных тренировок работников организации (п.1163) — 5 лет.
• Переписка о выявлении причин пожаров (п.1164) — 5 лет.

2.3. Документы со сроком 3 года

• Документы по контролю противопожарного состояния и режима охраны организаций (планы, отчеты, акты, сводки, сведения, переписка) (п.1144) — 3 года.
• Списки пожарной техники, пожарного оборудования, пожарного инвентаря (п.1155) — 3 года (после замены новыми).
• Наряды-допуски на проведение огневых работ на временных местах (п.1156) — 3 года.
• Журналы регистрации противопожарных инструктажей (п.1161) — 3 года после окончания ведения.
• Журналы учета прохождения подготовки по программе пожарно-технического минимума (п.1162) — 3 года после окончания ведения.

2.4. Документы со сроком 1 год

• Общеобъектовые инструкции по пожарной безопасности (п.1145.1) — 1 год после замены новыми.
• Инструкции по тушению пожаров в электроустановках (п.1147.1) — 1 год после замены новыми.
• Планы эвакуации людей при пожаре (п.1149.1) — 1 год после замены новыми.

2.5. Документы «до замены новыми»

Эти документы хранятся до момента утверждения новых (заменяющих) документов:

• Общеобъектовые инструкции по пожарной безопасности в других организациях (п.1145.2) — до минования надобности.
• Инструкции по тушению пожаров в электроустановках в других организациях (п.1147.2) — до минования надобности.
• Планы эвакуации людей при пожаре в других организациях (п.1149.2) — до минования надобности.
• Перечни должностей, имеющих право выдачи наряда-допуска на проведение огневых работ (п.1157) — до замены новыми.
• Перечни вопросов программы вводного противопожарного инструктажа (п.1158) — до замены новыми.
• Перечни вопросов программы первичного противопожарного инструктажа (п.1159) — до замены новыми.
• Программы пожарно-технического минимума в других организациях (п.1160.2) — до минования надобности.

3. Особенности хранения отдельных документов

3.1. Отчеты о пожарах

• Годовые отчеты: в государственных органах и организациях — постоянно; в иных организациях с долей госсобственности >50% — 10 лет; в частных организациях — 30 лет.
• Квартальные отчеты: 5 лет (при отсутствии годовых в госорганах — постоянно).

3.2. Планы эвакуации

• Хранятся 1 год после замены новыми. При этом сами планы должны быть вывешены на видных местах и обновляться при изменении планировки или путей эвакуации.

3.3. Инструкции по пожарной безопасности

• Общеобъектовые инструкции и инструкции по тушению пожаров в электроустановках хранятся 1 год после замены новыми. Отменённые (старые) версии рекомендуется хранить для подтверждения истории изменений.

3.4. Журналы

• Все журналы (инструктажей, учёта ПТМ, тренировок) хранятся после окончания ведения в течение установленного срока (3 или 5 лет). По истечении срока подлежат уничтожению с составлением акта.

4. Практические рекомендации по организации хранения

• Назначьте ответственного за ведение и хранение документов по пожарной безопасности (обычно специалист по пожарной безопасности или инженер по охране труда).
• Разделите документы по группам (инструкции, журналы, наряды-допуски, планы эвакуации, программы ПТМ) и срокам хранения.
• Ведите журналы учёта (регистрации инструктажей, учёта ПТМ, тренировок) с указанием дат начала и окончания. После заполнения журналы сдаются в архив.
• Обеспечьте сохранность документов с длительными сроками (5 лет и более) — используйте папки-регистраторы, защиту от влаги и огня.
• При замене документов (инструкций, планов эвакуации) старые версии храните в течение установленного срока.
• Электронное хранение допускается при условии защиты от несанкционированного доступа и возможности идентификации работников.

Заключение

Соблюдение сроков хранения документов по пожарной безопасности — обязательное требование законодательства. Правильно организованное хранение позволяет:

• подтвердить факт проведения инструктажей, обучения по ПТМ, тренировок;
• обосновать наличие планов эвакуации и инструкций;
• пройти проверки контролирующих органов (МЧС, Департамента госинспекции труда);
• обеспечить преемственность при смене ответственных лиц.

Используйте данный справочник как основу для организации документооборота по пожарной безопасности в вашей организации.